Cambio del direttore sanitario: adempimenti e passaggio di consegne

Su ogni autorizzazione sanitaria c'è un nome che non è quello della struttura: è quello del direttore sanitario. In gran parte degli studi mono-titolare quel nome è il tuo, perché titolare e direttore sanitario coincidono da sempre e nessuno ci ha più pensato. È per questo che la cessione tocca sempre anche questo punto: se esci tu, esce anche il direttore sanitario, e qualcuno deve prendere il suo posto. Non è un dettaglio da sistemare dopo la firma. È una variazione che l'ente vuole sapere, con i suoi moduli e i suoi tempi, e che decide chi risponde dello studio in ogni singolo giorno del passaggio.

Cosa fa davvero un direttore sanitario

Il direttore sanitario non è il proprietario e non è il capo dei dipendenti. È la persona che garantisce all'ente pubblico che la struttura lavora come deve: igiene, sterilizzazione, organizzazione dei servizi, requisiti del personale sanitario, tenuta dei registri. Il titolare risponde dell'impresa; il direttore sanitario risponde del buon funzionamento igienico-organizzativo. Nei fatti, quando l'autorità fa un controllo, il primo nome che cerca è il suo.

Finché sei titolare e direttore insieme, la distinzione sembra teorica. Diventa concretissima il giorno in cui i due ruoli si separano: chi compra diventa titolare, ma il direttore sanitario dev'essere un odontoiatra iscritto all'albo, senza incompatibilità, formalmente nominato e formalmente accettante. Può essere l'acquirente stesso, se è un collega. Può essere un terzo, se a comprare è una società con più strutture. In entrambi i casi, la nomina non vale finché resta a voce.

Quando il cambio è obbligato, e verso chi

Dipende dalla forma dell'operazione, come quasi tutto in una cessione.

Se lo studio è dentro una società e si vendono le quote, l'autorizzazione resta intestata alla società e formalmente non si vende nulla di sanitario. Ma se il direttore sanitario era il socio che esce — il caso più frequente — la società deve nominarne uno nuovo e comunicare la variazione all'ente che ha rilasciato l'autorizzazione. È uno degli adempimenti «piccoli ma non zero» del cambio di assetto societario.

Se invece si vende l'azienda, o lo studio è una ditta individuale, il subentro dell'acquirente passa dalla pratica di voltura o di nuova autorizzazione, raccontata per intero qui. Dentro quella pratica il nuovo direttore sanitario non è un allegato: è uno dei requisiti che l'ente verifica prima di dire sì. Nome, iscrizione all'albo, dichiarazione di accettazione, assenza di incompatibilità. Una domanda presentata senza il direttore sanitario indicato è una domanda che torna indietro.

La materia è regionale, quindi il come e l'entro quando cambiano da territorio a territorio: in alcune regioni la variazione del direttore sanitario è una comunicazione, in altre una segnalazione con modulistica propria, e i requisiti richiesti alla persona possono differire. La domanda da fare all'ufficio competente — lo stesso che ha rilasciato l'atto — è semplice: come si comunica il cambio del direttore sanitario, con quali documenti e con che preavviso? È una telefonata da fare presto, perché la risposta entra nel calendario dell'intera operazione, insieme alle altre condizioni sospensive del preliminare.

Il giorno X: chi risponde dello studio, ora per ora

Qui sta il punto che i contratti improvvisati saltano. La responsabilità del direttore sanitario non ammette buchi: ogni giorno in cui lo studio è aperto, qualcuno deve rivestire quel ruolo. Se il vecchio direttore cessa il 30 e il nuovo risulta in carica dal 10 del mese dopo, in mezzo ci sono giorni in cui lo studio lavora scoperto. Non è un cavillo: è la situazione in cui nessuno vorrebbe ricevere un'ispezione.

La soluzione è banale da dire e va scritta: le due date devono coincidere. La cessazione dell'uscente e la decorrenza dell'entrante si fissano lo stesso giorno, e la comunicazione all'ente le riporta entrambe. Se l'ordine dei medici e degli odontoiatri della tua provincia prevede comunicazioni sue — in molti casi la direzione sanitaria va segnalata anche lì — le date devono tornare anche su quel fronte.

C'è poi la consegna materiale. Il direttore sanitario entrante eredita registri e obblighi che non ha costruito lui: protocolli di sterilizzazione e convalide dell'autoclave, adempimenti di radioprotezione, gestione dei farmaci e delle scadenze, verifiche periodiche degli impianti, formazione del personale. Un verbale di passaggio di consegne — data, elenco dei documenti consegnati, stato degli adempimenti, eventuali pendenze dichiarate — protegge tutti e due: l'uscente perché fissa dove finisce il suo operato, l'entrante perché sa cosa sta accettando prima di firmare l'accettazione. Sono in gran parte le stesse carte che escono nella due diligence: se le hai preparate per chi compra, il verbale è quasi fatto.

Se ti chiedono di restare direttore sanitario per un po'

Capita spesso: l'acquirente non può o non vuole assumere subito la direzione, e propone al venditore di restare direttore sanitario per il periodo di accompagnamento. Può essere una soluzione ragionevole, ma va guardata per quello che è: continui a rispondere del funzionamento igienico-organizzativo di uno studio in cui non comandi più. Se il nuovo titolare taglia sulla manutenzione o cambia i protocolli, il nome esposto resta il tuo.

Se accetti, l'incarico va scritto: durata certa e breve, compenso, e soprattutto i poteri reali che ti servono per esercitarlo — accesso ai registri, voce in capitolo sugli acquisti che toccano igiene e sicurezza, facoltà di recedere se le tue indicazioni non vengono seguite. È una delle clausole del periodo di affiancamento che conviene far leggere al tuo legale insieme al resto del percorso di cessione, non un favore da regolare con una stretta di mano.

Un'ultima cosa utile, che costa un'ora: apri l'ultimo atto autorizzativo dello studio e verifica che il direttore sanitario indicato lì sia davvero quello attuale, con la nomina agli atti. Negli studi con vent'anni di storia capita che una variazione fatta a suo tempo non sia mai stata comunicata, e scoprirlo dentro una pratica di subentro significa fermare tutto per sanare il pregresso. Scoprirlo oggi significa sistemarlo con calma — e su come si incastra questa verifica con il resto dell'operazione, dieci minuti al telefono con chi ha già visto queste pratiche chiariscono più di sei mesi di pensieri.